Сервис: аренда короткого номера(http://gsm-inform.ru) для смс радио эфира и другие программы для рекламодателей
Работа online Работа online
Поиск по сайту
Статистика
Баннер

Для успешного сайта важен правильный выбор хостинга.

Заработок он-лайн - Разное

Организация деловой документации

Ой, как хорошо иметь в подчинении человека который делает за Вас всю бумажную работенку – например секретаря.

Пришел в офис, дал задание, и не отвлекают от важных вопросов всякие там документы, которые нужно читать, вдумываться, перечитывать, и к обеду голова забита так, что поев, думаешь о пасьянсе в компьютере и конце рабочего дня.

Но вот если нет такого человека - как секретарь, и в ближайшем будущем его не найти, тогда всю эту бумажную волокиту приходится разбирать самому. Деятельность признаться не самого лучшего характера, которой ни в коем образе, не удастся избежать, особенно если вы обыкновенный клерк, а не менеджер высшего звена.

В таком случае нужно что то менять; именно организация работы связанная с поступающими документами, сможет изменить к лучшему ваши трудовые будни, увеличив свободное время для более интересной и ответственной деятельности. Предложенные нами решения будут полезны также тем, у кого основная деятельность - это заработок онлайн.

Для этого на самом деле всего лишь нужно применить несколько шагов:

Шаг первый

Разобраться, как проходит ваша работа с документами.

Большинство людей, стараются сохранять все что приходит к ним на рабочий стол, нужно оно или нет. После чего вы пробегаете эту бумагу глазами, думаете что, в будущем это вам пригодится, и складываете в папку под названием «рассмотреть» где она, слава богу, может лежать до второго пришествия, или банкротства фирмы.

Эта папка также, скорей всего будет путешествовать по полкам, собирая пыль, в надежде обратить на себя ваше внимание.

Сконцентрируйтесь на ваших прямых обязанностях. Рассматривайте, прежде всего, те документы которые касаются напрямую вашей работы.

Шаг второй

После того когда вы обозначили количество и степень важности ваших документов, было бы неплохо, разложить по полкам исходя из степени важности.

Тут только вы для себя можете сказать, что прежде всего вам важно. Все же без папок не обойтись! Заведите, некоторое количество предназначенных для документации папок, но старайтесь что бы их было не больше десяти.

Например в подавляющем случае в офисах сортируют всю документацию по следующим названиям папок:
  • Папка "договора" (здесь вы можете хранить все договора которые имеют отношение к вашей организации, также эту папку можно разбить на договора в зависимости от вида деятельности: Договора по снабжению, клиентам, логистике и т.д.).

  • Папка "корреспонденция" (как правило, в этой папке сохраняют все письма которые приходят и уходят из вашего офиса. Такую папку целесообразно разделить на входящую, исходящую корреспонденцию. Очень часто нам приходится распечатывать то что хранится в электронном ящике, в этом случае можно завести еще и такую папку.

  • Папка "Другая документация" (в этой папке хранятся документы напрямую связанные с вашей деятельностью будь это техническая информация на оборудование, или характеристика по нескольким клиентам.

Также важно вести учет попадающей документации в эти папки, пронумеровав по страницам местоположение и краткую характеристику документа; в будущем это сэкономит не только ваше время но и время шефа который будет с нетерпением ждать пока вы найдете договор, как всегда затерявшийся в кипе лезущих под руку бумаженций.

Шаг третий

С определенным течение времени документы, утрачивают свою актуальность. Если это договора то срок их годности 3 гoда, после чего их смело можно подшивать и сдавать в архив.

С другой документацией и того проще, срок которой не больше трех месяцев. Если документ не актуален, от него в полнее можно избавиться, избавив себя от лишнего просмотра ненужной информации.

Почта

Отдельное и немаловажное место в роботе для любого работника офиса составляет почта.

Это исходящая и входящая корреспонденция как в бумажном, так и в электронном виде.

Если это бумажный вид почты то степень важности у него гораздо больше, ведь в случае разных обстоятельств и разногласий между вашей организацией и партнерами, письмо станет довольно важным документом в решении споров.

Именно по этому следует строго вести учет всей бумажной корреспонденции, и в первую очередь той которая напрямую касается вашей фирмы.

Электронная почта, менее важна, если до вашего коллеги или клиента например нет возможности дозвониться, или все таки степень информации важна, то на отправку бумажного письма уйдет много времени, а электронная почта - это современный незаменимый инструмент в донесении информации.

После отправки электронного письма, вы в полной мере можете снять ответственность с себя по важному и насущному вопросу. Но электронное письмо это всего лишь, витающая в компьютере информация, тогда как бумажное письмо всегда имеет «больший вес».

В многих компаниях каждый день приходит огромный объем писем, как в бумажном так и в электронном варианте, и просматривать их порой просто нет времени.

Для просмотра тогда лучше всего выбрать наименее загруженное рабочее время, например утро, когда еще не успело навалиться куча дел, и голова свежа для принятия информации.

Перед вскрытием письма просмотрите на оглавление, возможно это не интересующая вас реклама на которую ознакомления которой нет времени, такие письма отбрасывайте сразу.

После вскрытия и прочтения, храните письма в папках корреспонденции. Если письмо требует немедленного ответа, то не стоит откладывать его в сторонку, лучше заняться его обработкой сразу же.

Если на обработку просто физически нету времени, поставьте себе заметку вернуться к письму позже. Возьмите за правило ставить заметки на дальнейшее рассмотрение только важных писем, иначе просмотр всего что к вам приходит займет весь ваш рабочий день.

Всю несущественную информацию которая не превышает одного листа, следует выбрасывать сразу же после прочтения.

Если информация кажется вам важной, но не настолько что б тратить на нее время после прочтения, спросите себя будет ли эта почта важна вам через определенный период времени; если нет то выбрасывайте это письмо. Правильная организация деловых бумаг и документации позволяет вам экономить время, бережет ваши нервы и силы для достижения поставленных целей. Для оптимального распределения своих возможностей предлагаем ознакомиться со статьей "Как управлять своим временем: несколько советов для специалистов интернет-маркетинга".

Используйте наши советы проверенные на своем опыте!

Ваше мнение

blog comments powered by Disqus
Trackback(0)
Комментарии (0)Add Comment

Написать комментарий
smaller | bigger

busy